Norma ISO 30401:2018 jest zbudowana na ośmiu twardych zasadach.
Te zasady to szkielet Zarządzania Wiedzą. Więcej mówią o Zarządzaniu Wiedzą niż wypasione naukowe opracowania. To co prawda jest złe porównanie, bo naukowe dzieła posługują się niepisaną zasadą, że im trudniejsze do zrozumienia, tym mądrzejsze, a Zarządzanie Wiedzą odwrotnie – stara się być jak najprostsze.
Takie też są Zasady ISO 30401:2018. Są bardzo zdroworozsądkowe i łatwe do przyjęcia. Nie ma w nich nic, co nie byłoby oczywiste, jak na przykład to, że wiedza ma przynosić organizacji korzyść i ta korzyść ma być jak największa. To oczywiste? Tak, ale na wszelki wypadek zostało zapisane jako Zasady 2 i 3.

1. Źródłem wiedzy jest ludzkie doświadczenie

„Mądry człowiek wie kiedy i jak zrobić wyjątek od reguły.
Mądry człowiek potrafi improwizować.
Prawdziwe problemy są często niejednoznaczne i źle określone, a kontekst zmienny.”
Barry Schwartz

Wiedza rodzi się w głowach ludzi. Jest nieuchwytna i złożona.
Wiedza, czyli umiejętność podejmowania skutecznych decyzji w określonym kontekście. Pojawia się przez naukę lub doświadczenie. Człowiek buduje swoją wiedzę całe życie. Każde nowe doświadczenie nakłada się na poprzednie i jest przez te doświadczenia filtrowane. Z tego mariażu wynika nowa wiedza, a czasem korekta starej. Z natury rzeczy wiedza jest więc zarówno dynamiczna, jak unikalna.

Wiedza może być indywidualna, zbiorowa, organizacyjna. Organizacja rośnie, kiedy ludzie rosną; rozwija się, kiedy ludzie się rozwijają. Organizacja nie jest statyczna.
Wiedza w organizacji może być przenoszona na różne sposoby. Można ją przekazać od człowieka do człowieka, można zapisać w postaci dokumentu. Dla rutynowych zadań zapisana wiedza to świetna forma. Jednak im zadanie mniej powtarzalne, im bardziej skomplikowane, tym trudniej przechwycić i zapisać wiedzę, a co dopiero, jeśli zaczynamy myśleć o innowacji i kreatywności.

2. Wiedza jest kluczowym źródłem wartości dla organizacji

Wiedza sama w sobie nie ma wartości dla organizacji. Wiedza nabiera wagi dopiero wtedy, kiedy ją wykorzystamy do realizacji zadań organizacyjnych. To dość oczywiste.

Celem Zarządzania Wiedzą jest odblokowanie potencjalnej wartości wiedzy dla organizacji. To odblokowanie następuje poprzez transfer z miejsca, gdzie wiedza jest w organizacji, do miejsca gdzie aktualnie jest potrzebna, ale jej tam nie ma. Jeśli na przykład jeden zespół ma dobre wyniki w realizacji jakiegoś zadania, a inny zespół, w innym miejscu organizacji (organizacje są coraz bardziej rozproszone), ma z tym zadaniem problem, to jeśli wiedza zostanie przeniesiona z miejsca na miejsce (czytaj: jeśli jedni ludzie podzielą się swoją wiedzą, a drudzy zechcą z niej skorzystać), to wyniki firmy w tym miejscu gdzie wiedza została zastosowana ponownie będą zapewne lepsze. W końcu po to się tam stosowało wiedzę sprawdzoną gdzie indziej.

To nas doprowadza do wniosku, że jeśli będziemy mogli zmierzyć wartość zmiany i powiązać ją z aplikacją Zarządzania Wiedzą, to będziemy mogli też zmierzyć wartość samego Zarządzania Wiedzą dla tej organizacji. Przy wdrożeniu trzeba myśleć o wskaźnikach.

Ktoś zapyta – ale jeśli wiedza w całej organizacji dynamicznie powstaje w każdej chwili (patrz punkt 1), to czy damy radę ją nieustannie dystrybuować po firmie?

Nie ma takiego powodu. Nie każda wiedza ma równą wartość dla organizacji, nie każda wiedza tak samo wpływa na wyniki biznesowe, nie każdą wiedzą warto dystrybuować. Zająć się i szczególnie pielęgnować trzeba wiedzę, która ma największy wpływ na wyniki biznesowe organizacji. To jest jej wiedza krytyczna. Tę wiedzę trzeba chronić na każdym etapie jej życia. I to jest materia, którą zajmuje się Zarządzanie Wiedzą.

Norma nie określa, w jaki sposób odróżnić wiedzę wysokiej wartości, od wiedzy o niskiej wartości; po prostu mówi, że organizacja powinna zidentyfikować swoją wiedzę krytyczną.

3. Zarządzanie wiedzą służy celom organizacji

To nas doprowadza wprost do kolejnej i oczywistej zasady, że Zarządzanie Wiedzą powinniśmy aplikować tam, gdzie jest największy zysk z punktu widzenia organizacji, gdzie poprawia to jej wyniki biznesowe. Wydobycie i transfer wiedzy w organizacji kosztuje. Wysiłek powinien być skierowany w miejsca strategiczne.

To oznacza, że trzeba zacząć od strategii organizacji i powiązać ją wprost ze strategią Zarządzania Wiedzą.

Organizacja musi sama określić swoje cele biznesowe, swoją wizję, swoją wiedzę krytyczną (patrz punkt 2). Norma tego nie robi, jedynie wyjaśnia, jak to zrobić w swoim kontekście, zgodnie ze swoimi potrzebami.

Zarządzanie Wiedzą to nie jest sztuka dla sztuki, to środek do poprawy wyników organizacji.

4. Nie ma jednego systemu pasującego do wszystkich organizacji

Ta zasada jednoznacznie stanowi – nie ma jednego rozwiązania, które byłoby dobre dla wszystkich organizacji i we wszystkich kontekstach. Każda organizacja powinna opracować własne podejście do Zarządzania Wiedzą i jego zakresu oraz swój sposób realizacji, w oparciu o potrzeby i kontekst.

Norma może pomóc określając oczekiwania, które są zgodne z zasadami. Jak te oczekiwania będą spełnione, to już jest indywidualna sprawa organizacji. Zarządzanie Wiedzą koncentruje się na przechwytywaniu, zarządzaniu i dostarczaniu wiedzy za pomocą aplikacji. Każda organizacja dopasowuje te aplikacje do własnego środowiska biznesowego i operacyjnego, odzwierciedlając swoje specyficzne potrzeby i wyniki, jakich oczekuje.

5. Zarządzanie Wiedzą obejmuje interakcje między ludźmi

Ludzie razem myślą lepiej, jeśli umieją i pozwoli im się myśleć razem.

Człowiek gromadzi swoją indywidualną wiedzę, bazę dla decyzji. Doświadczenie innych ludzi może rzucić nowe światło na jego doświadczenie, pomóc zobaczyć rzeczy z różnych perspektyw, stworzyć nowy sposób myślenia. Może się zdarzyć, że ktoś utknie w swoim myśleniu i za nic nie umie znaleźć rozwiązania. Druga osoba może swoimi pytaniami odblokować myślenie.

Grupa ludzi to jest więcej niż prosta suma ich wiedzy.

Norma podpowiada, że do komunikacji można wykorzystywać technologię i że są procesy, dobrze ugruntowane, które to ułatwiają. Te procesy to część Zarządzania Wiedzą. Do wykorzystania.

6. Wiedza jest zarządzana poprzez środowisko pracy

Wiedza jest specyficznym zasobem. Wymaga dobrej woli tego, co daje i tego, co bierze.

Trudno kogoś zmusić do dzielenia się tym, co wie, jeśli nie chce. Może traktować swoją wiedzę jako element przewagi konkurencyjnej, może nie chce się narzucać ze swoją wiedzą, może nie czuje się uprawniony…

Z drugiej strony trudno też kogoś zmusić do poszukiwania wiedzy. Może nie chce pytać, bo boi się, że ktoś pomyśli, że jest niekompetentny, może jest ambitny i woli sam rozwiązać problem, albo może po prostu nie wie gdzie szukać wiedzy.

Nie da się zmusić ani jednego, ani drugiego. Ale jeśli będzie pracował w środowisku, które ceni takie zachowania, to wówczas będzie do tego bardziej skłonny. Pracować trzeba więc nad środowiskiem pracy, a dopiero poprzez środowisko nad człowiekiem.

No nie jest to proste i czasem wymaga metody prób i błędów. Co działa? Co nie działa?

7. Kultura ma kluczowe znaczenie

Zmiana kultury organizacyjnej jest celem wdrożenia.

Kultura Zarządzania Wiedzą to taka, w której zachęca się i oczekuje zachowań poszukiwania, dzielenia się, rozwijania i wielokrotnego stosowania wiedzy, która już jest w organizacji.

Koncepcja, że ludzie powinni dzielić się wiedzą i uczyć się od siebie nawzajem nie jest trudną do zrozumienia ideą. Skomplikowaną sprawą jest to, jak to zrobić.

Wdrożenie Zarządzania Wiedzą dotyczy właśnie zmiany kultury organizacyjnej, a zmiana kultury jest zarówno trudna, jak i wysoce politycznie obciążona. Kultura zarządzania wiedzą to kultura, która uznaje wartość indywidualnej i wspólnej wiedzy, ponieważ przynosi to korzyści organizacji.

Na poziomie jednostki każdy powinien demonstrować swoje zaangażowanie poprzez własne zachowanie i interakcje.

8. Wdrażanie Zarządzania Wiedzą powinno być stopniowe

Doświadczenie zamyka się w cyklu. Najpierw jest punkt, w którym mamy konkretne doświadczenie. Potem musimy przemyśleć to doświadczenie, spojrzeć z różnych punktów widzenia. Tutaj jest miejsce na energię od innych ludzi i na różnorodność doświadczeń.

Doświadczenie zamyka się w cyklu. Najpierw jest punkt, w którym mamy konkretne doświadczenie. Potem musimy przemyśleć to doświadczenie, spojrzeć z różnych punktów widzenia. Tutaj jest miejsce na energię od innych ludzi i na różnorodność doświadczeń.

Doświadczenie dostarcza nową wiedzę, bardziej zaawansowaną od poprzedniej. Zaczyna się kolejny cykl. To pętla doskonalenia.

Wdrożenie Zarządzania Wiedzą powinno być wprowadzane, małymi krokami. Krok – nazwijmy go projektem pilotażowym. Działa jak zaplanowane? Jeśli nie to skorygować. Jeśli tak to upowszechnić. Koncepcja, żeby wymyśleć cały system do najdrobniejszych szczegółów ma małe szanse powodzenia.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *