spiderSą 4 obszary, w których warto jest mierzyć stan i skuteczność Zarządzania Wiedzą w organizacji i są to:

  • Pomiar luk w systemie Zarządzania Wiedzą i obserwacja zmian.
  • Pomiar procesu wdrożenia
  • Pomiar aktywności użytkowników i stopnia wykorzystywania Systemu Zarządzania Wiedzą
  • Pomiar efektów wdrożenia

Założenia systemu metrycznego

Cel

Każdy system metryczny powinien służyć jakiemuś celowi. Dlatego należy jednoznacznie zdefiniować pytania, na które badane mierniki mają odpowiedzieć. Mogą to być na przykład takie pytania:

  • Czy Zarządzanie Wiedzą wnosi wartość do organizacji?
    Jeżeli wnosi, inwestujemy w Zarządzanie Wiedzą; jeżeli nie – zatrzymajmy się i znajdźmy lepszą drogę.
  • Czy wdrożenie jest na właściwych torach, a jeżeli nie, to co powinno zostać poprawione?
  • Czy Zarządzanie Wiedzą funkcjonuje? Jeżeli nie, to czego brakuje, co powinno zostać poprawione?
  • Czy ludzie robią to, czego się od nich oczekuje? Kto to robi dobrze, a kto nie?

Odpowiedzi na te pytania powinny być bazą dla dalszych decyzji, inaczej nie ma sensu zbieranie danych. System metryczny powinien wychodzić z punktu – kto, po co i jakich danych potrzebuje do decyzji. Innych danych będzie potrzebowała kadra zarządzająca, która decyduje o inwestycjach na wdrożenie, a innych zespół wdrożeniowy.

Punkty odniesienia

Większość mierników będzie wymagała punktu odniesienia. Interesuje nas zmiana, która jest konsekwencją wdrożenia, a nie wyizolowany, pojedynczy pomiar. Dlatego powinien być zawsze zebrany początkowy pomiar, dający punkt odniesienia.

Ocena luk w systemie Zarządzania Wiedzą

Pierwszą rzeczą, która prawdopodobnie będzie podlegała pomiarowi jest samo wdrożenie Systemu Zarządzania Wiedzą. Czy wszystkie elementy są na miejscu, a jeśli nie to czego brakuje? Jeśli w zaprojektowanym Systemie są luki, Zarządzanie Wiedzą nie będzie funkcjonowało albo będzie funkcjonowało szczątkowo.

Jak podejść do tego problemu?

Na początku wdrożenia należy przeprowadzić diagnozę stanu (KM Assessment), która bada kompletność systemu w odniesieniu do czterech składników transferu wiedzy – komunikowanie, przechwytywanie, organizowanie i upowszechnianie i trzech czynników: Role, Procesy, Technologia. Pomiar taki da punkt odniesienia, linię bazową.
Ponowne przeprowadzenia Assessmentu i porównanie z linią bazową, pozwoli na mierzenie postępów.

Pomiar zgodności Zarządzania Wiedzą

Załóżmy, że do organizacji został wprowadzony system zarządzania wiedzą (KM Framework) z jednoznacznymi odpowiedzialnościami i jasnymi oczekiwaniami w postaci zasad Zarządzania Wiedzą i standardów. Można mierzyć czy ludzie postępują zgodnie z tymi oczekiwaniami. Jeśli na przykład zostały zdefiniowane następujące oczekiwania:

  • Każdy projekt powinien mieć plan Zarządzania Wiedzą
  • Każdy projekt powinien mieć osobę odpowiedzialną za wiedzę
  • Każdy projekt powinien zostać przeszkolony w zasadach Zarządzania Wiedzą
  • Każdy projekt przeprowadza Peer Assist przed rozpoczęciem
  • Każdy projekt przeprowadza retrospekcję po zakończeniu

Wówczas wszystkie projekty mogą zostać ocenione, czy funkcjonuje zgodnie z oczekiwaniami. To samo dotyczy innych obszarów.

Pomiar aktywności Zarządzania Wiedzą

Jest również użyteczne wprowadzenie pewnych mierników opartych na aktywności, aby śledzić różne komponenty systemu Zarządzania Wiedzą. Dla przykładu dla zespołów projektowych mogą to być takie mierniki:

  • Liczba lekcji zidentyfikowanych przez zespół per miesiąc
  • Najlepsze praktyki wprowadzone do bazy najlepszych praktyk per miesiąc
  • Częstotliwość przeprowadzanych spotkań AAR
  • Liczba otwartych/zamkniętych lekcji
  • Czas potrzebny do zamknięcia lekcji
  • Liczba ludzi objętych szkoleniami z Zarządzania Wiedzą
  • Częstotliwość aktualizowania najlepszych praktyk
  • Częstotliwość aktualizowania standardowych procedur w oparciu o nowe lekcje

Analiza tych wskaźników wskaże aktywność każdego zespołu w obszarze Zarządzania Wiedzą.

Pomiar wartości Zarządzania Wiedzą

Zarządzanie Wiedzą jest wdrażane po to, aby poprawić wyniki biznesowe i wprowadzić korzystne zmiany do organizacji – poprawić skuteczność, efektywność lub zmienić kulturę organizacyjną i zachowania.
Wdrożenie Zarządzania Wiedzą wymaga też inwestycji. Żeby to było możliwe, musi być pełne wsparcie od kadry zarządzającej, która musi być pewna, że ta inwestycja jest tego warta.

Na etapie początkowym można to zrobić w sposób następujący:

  • wybrać obszar, który ma problemy wynikające z braku wiedzy,
  • zmierzyć jakiś punkt odniesienia;
  • uruchomić projekt pilotażowy
  • zmierzyć ponownie wskaźniki.

Sekretem jest znalezienie sposobu na nałożenie wartości pieniężnej na interakcje związane z uczeniem się.

Nie wszystkie korzystne zmiany w organizacji będą finansowe. Zarządzanie Wiedzą zmienia kulturę organizacyjną. To może być mierzone na przykład badaniem ankietowym przeprowadzanym raz do roku. I znowu – najpierw należy zacząć od zebrania danych początkowych.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *