System Zarządzania Wiedzą (KM Framework) to zaprojektowany układ Ról (ludzi z przypisaną odpowiedzialnością za wiedzę), procesów wymiany wiedzy, technologii i nadzór kadry zarządzającej (Governance).

Macierz Systemu Zarządzania Wiedzą

Macierz Systemu Zarządzania Wiedzą

Dla każdej ścieżki transferu wiedzy (komunikacja, przechwytywanie, synteza, upowszechnianie) muszą być jednoznacznie określone powyższe elementy. Razem elementy Systemu Zarządzania Wiedzą tworzą macierz.

Często pierwszym krokiem przed wdrożeniem Zarządzania Wiedzą jest ocena bieżącego stanu Zarządzania Wiedzą w organizacji (Assessment). Każda organizacja zarządza swoją wiedzą, inaczej nie mogłaby funkcjonować, ale na ogół system zarządzania jest dziurawy i część wiedzy ucieka.
Celem Assessmentu (robimy to poprzez serię wywiadów w różnych miejscach organizacji) jest wypełnienie tej macierzy. Dla każdego elementu macierzy sprawdzamy, jaka jest obecna w organizacji, jakie są luki, wskazujemy najlepsze praktyki.

KM Framework jednoznacznie definiuje:

  • Role: kto odpowiada za wiedzę w danym obszarze, jaka jest jego odpowiedzialność.
    Kto odpowiada za wiedzę, która powstaje w projektach, tak, żeby mogła być powtórnie wykorzystana przez innych firmie? Kto odpowiada za wiedzę o kliencie i kontaktach z nim? Kto odpowiada za to, żeby przed rozpoczęciem zadania obowiązkowo był przeprowadzony bilans potrzebnej wiedzy?
  • Procesy: w jaki sposób należy postępować z wiedzą.
    Czy wiadomo jak ją przechwytywać, jak wprowadzać do nowego projektu? Jak poszukiwać potrzebnej wiedzy? Czy są zaprojektowane i rutynowo wykorzystywane? Czy pracownicy wiedzą co, kiedy i jak robić?
  • Technologię: jakie narzędzia są do dyspozycji, z jakiej technologii można skorzystać, czy wiadomo jak się nią posługiwać.
  • Governance: Po co w ogóle to robić.
    Czy ludzie wiedzą, jakie są oczekiwania Kierownictwa? Czy jest ustalony system mierników, wsparcia Kierownictwa dla projektów Zarządzania Wiedzą? Czy oczekiwania Kierownictwa sprzyjają kulturze dzielenia się wiedzą, czy są z nią w sprzeczności, bo na przykład organizacja popiera wewnętrzna konkurencję (jak na przykład Pracownik roku).

Cały System musi być kompletny. Co będzie, jeśli w tej macierzy Systemu Zarządzania Wiedzą są luki? Część wiedzy nie będzie przepływać, a organizacja będzie ponosić tego koszty.

  • Jeśli nie są dobrze zaprojektowane Role – to nikt nie poczuwa się do odpowiedzialności;
  • Jeśli nie są zaprojektowane Procesy – to ludzie nie wiedzą, co i jak mają robić;
  • Jeśli brak jest Technologii – to nie ma potrzebnych narzędzi;
  • Jeśli nie są określone oczekiwania kierownictwa – nikt nie będzie zajmował się wiedzą, traktując jak nadmiarowe i nikomu niepotrzebne zadanie.

Jednym z najczęstszych błędów, prowadzących do porażek wdrożenia Zarządzania Wiedzą są niekompletne ramy.
Typowy przykład – w firmie zakupuje się technologię, która wspiera Zarządzanie Wiedzą – np. Wiki, SharePoint, bazę danych i oczekuje się, że ludzie automatycznie będą wymieniać się wiedzą. Nie będą. Dlaczego mieliby to robić?
Albo wprowadza się procesy (pod postacią procedur). Nikt jednak nie jest odpowiedzialny za to, żeby proces rzeczywiście wszedł do działań operacyjnych. I procedura sobie, ludzie sobie.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *