Retencja Wiedzy to strategia zatrzymywania w organizacji wiedzy, która jest w głowach odchodzących pracowników. Jeżeli nic nie zostanie zrobione, to wiedza, którą posiadają odejdzie razem z nimi, a wraz z tym umiejętności organizacji, przynajmniej na jakiś czas.

Zatrzymywanie wiedzy w firmie

Zatrzymywanie wiedzy w firmie

Strategia Retencji i Transferu Wiedzy przeciwdziała temu ryzyku. Może obejmować działania jak poniżej:

  • Przechwytywanie wiedzy (kodowanie i dokumentowanie jej);
  • Transfer wiedzy do innych pracowników (budowanie Communities of Practice, szkolenia, mentoring, coaching);
  • Zastępowanie ludzi (outsourcing, ponowne zatrudnienie, zatrzymywanie);
  • Eliminowanie zapotrzebowania (zmiana procesów, wyposażenia, wyeliminowanie zadań);

Selekcja wiedzy

Nie każda zagrożona wiedza jest równie ważna dla organizacji. Procesy retencji wiedzy koncentrują się na wiedzy krytycznej dla organizacji z biznesowego punktu widzenia. W małej firmie, można skupiać się na poszczególnych ludziach, w dużych organizacjach jest sens nałożyć na wiedzę priorytety.
Kluczowym etapem w przygotowaniu strategii retencji jest określenie skali i pilności problemu (patrz Rys.1). Z pomocą przychodzi skan wiedzy organizacyjnej sporządzony w dwóch wymiarach:

  • ludzie – posiadana wiedza i ryzyko odejścia pracownika
  • obszary – ważność wiedzy, możliwość jej zastąpienia

Tam gdzie ryzyko utraty wiedzy (odejścia pracownika/ów) jest największe, a jednocześnie możliwości zastąpienia wiedzy są najmniejsze, tam interwencja Zarządzania Wiedzą jest najbardziej wskazana. Ten obszar jest priorytetowy.

Kluczowe pytanie: Ile mamy czasu?

Plan retencji wiedzy

Rys. 2 Plan retencji wiedzy

Strategia retencji wiedzy jest strategią nietypową przez to, że jest dyktowana przez ograniczenia czasowe. Zastosowana metoda zależy od tego jak dużo mamy czasu na przejęcie wiedzy.
Jeśli rozpiszemy każdy z priorytetowych obszarów wiedzy na planie macierzy BCG (Rys. 2), której osie reprezentują czas, jaki będzie potrzebny do transferu wiedzy i czas, jaki jest do dyspozycji, wówczas otrzymamy 4 różne grupy, z których każda wymaga innego podejścia.

Lewy górny róg – dużo wiedzy, mało czasu

Tam, gdzie czas potrzebny do transferu wiedzy przekracza czas, jaki mamy do dyspozycji, tam działamy w trybie reaktywnym i koncentrujemy się na przechwytywaniu wiedzy, dopóki jeszcze mamy czas. Odchodzący ekspert pracuje z osobami przeprowadzającymi wywiady i przechwytującymi wiedzę tak, aby była pewność, że najbardziej cenna wiedza jest przejęta i udokumentowana.

Prawy górny i lewy dolny róg – tyle czasu potrzeba, ile jest do dyspozycji

Tam, gdzie czas potrzebny do transferu wiedzy jest zgodny z czasem, jaki mamy do dyspozycji, tam koncentrujemy się zarówno na przechwytywaniu, jaki i na transferze wiedzy. Odchodzący ekspert współpracuje ze swoimi następcami poprzez coaching i mentoring, a także poprzez wywiady. W tym samym czasie kluczowa wiedza jest dokumentowana. Jeżeli jest dużo wiedzy wymagającej działania, wówczas powinna zostać stworzona strategia Retencji i Transferu Wiedzy.

Prawy dolny róg (Mnóstwo czasu do dyspozycji)

Tam, gdzie mamy wystarczająco dużo czasu do dyspozycji odchodzący ekspert powinien przyjąć na siebie istotne role Zarządzania Wiedzą, na przykład jako lider Community of Practice i właściciel zasobu wiedzy. Wiedza może być przechwytywana i przekazywana dalej jako element jego normalnej pracy, redukując w ten sposób ryzyko jej utraty. Jeżeli taka sytuacja występuje w Twojej organizacji, wówczas nie potrzebujesz dedykowanej Strategii Retencji Wiedzy, ale raczej pełnej Strategii Zarządzania Wiedzą.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *