Spotkanie biznesoweSpotkania są ważne w Zarządzaniu Wiedzą.
Spotkania budują relacje.
Spotkania pozwalają wykorzystać zbiorową inteligencję grupy.

Czasy, kiedy lider był autorytetem merytorycznym dla tych co poniżej,  przeminęły. Dziś każdy ma dostęp do wiedzy, jeśli tylko chce. Wiedza organizacji nie jest już w posiadaniu kilku ekspertów. Jest w głowach wielu pracowników.
Trzeba się napracować, żeby ją wydobyć.

No więc porozmawiajmy trochę o spotkaniach…
W świecie bardziej doskonałym niż nasz wygląda to tak…

Ludzie, których łączy jakieś zadanie spotykają się, żeby razem coś zrobić. Przedyskutować pomysł, znaleźć nową koncepcję, rozwiązać problem, podjąć decyzję etc. Każdy z uczestników wnosi na spotkanie swoją wiedzę, swoje doświadczenia, swoje poglądy. Wymieniają się nimi. Ludzie słuchają i są słuchani. Nie oceniają, starają się zrozumieć.
Pojawiają się nowe idee, nowe punkty widzenia, nowe pomysły. Idee są analizowane, poprawiane, dyskutowane tak długo, dopóki nie pokonają wszystkich obiekcji uczestników.
Jeden człowiek – mało obiekcji, wiele osób – wiele obiekcji.
Ludzie stymulują się wzajemnie. Tworzy się pula wiedzy, wspólna dla grupy. To fundament dla dalszych prac. Potem będą się rozumieli w pół słowa. Grupa się cementuje.

A teraz spotkanie, jakich wiele…

Oto nasz bohater. Kowalski. Kowalski ma pracę do wykonania. Dużo pracy. Kowalski ma zawsze więcej pracy, niż czasu na jej zrobienie. Ponoć wszyscy tak mają, ale Kowalski nie wierzy. Myśli, że on ma gorzej. A teraz naprawdę ma gorzej, bo ma pilną robotę i spotkanie za 5 minut. Kowalski przerywa pracę i idzie do konferencyjnej.  Czuje, że nie może nie iść.

W konferencyjnej mało ludzi. Kowalski jest zły na swoją punktualność. Przysięga sobie, że następnym razem też się spóźni, żeby nie marnować czasu. Kowalski nie ma czasu na marnowanie. A teraz właśnie marnuje czekając na rozpoczęcie. Dobrze chociaż, że na ekranie jest agenda spotkania. Przynajmniej się dowie, o czym będzie mowa. Na czytanie agendy wcześniej Kowalski nie miał czasu. Zarobiony jest.

W końcu się zaczyna. Kowalski niezbyt słucha, bo myślami jest przy swoim projekcie. Ktoś wchodzi. Teraz? Pół godziny później? A ktoś inny wychodzi, bo mu komórka dzwoni. Długo nie wraca. Człowiek obok rysuje esy floresy. Kowalski może by i słuchał, ale ciężko mu nadążyć, bo skaczą z tematu na temat, a niektóre sprawy to go w ogóle nie dotyczą, więc się zamyśla. Nie to, żeby inne go interesowały.
Chociaż właściwie jest taki jeden problem, o którym by chętnie porozmawiał, na przykład z człowiekiem z tamtego zespołu. Oni ponoć mieli taki sam. Jest tam, po drugiej stronie stołu. Człowiek jest, nie problem. Szkoda, że tak daleko, bo by zapytał. Zadzwoni do niego po spotkaniu.

Kowalski siedzi jak na rozżarzonych węglach. Robotę ma, a tu końca nie widać. A ten tutaj dorwał się do głosu i gada i gada. Wymądrza się tylko. Widać, że reszta się nudzi. No nareszcie, koniec. Kowalski wraca do siebie. Nie myśli już o spotkaniu, dzwoni do tego gościa, co to podobno miał taki problem jak on. Może coś podpowie.

6 warunków udanego spotkania,
o których wszyscy wiemy, tylko nie stosujemy…

  • Przygotowania przed spotkaniem

Spotkanie powinno być wcześniej przygotowane. To wiadomo. Agenda spotkania i informacja o szczegółach typu miejsce, termin, czas trwania powinny być rozesłane do uczestników na tyle wcześnie, żeby mogli się wypowiedzieć, jeśli uznają to za potrzebne.

Przygotowanie dotyczy też uczestników, nie tylko organizatorów. Bezwzględne minimum to zapoznanie się z przesłanymi dokumentami, chciałoby się powiedzieć – ze zrozumieniem i zastanowienie, jaki będzie mój wkład.

  • Cel i rezultaty spotkania

Spotkanie musi mieć konkretny cel, a uczestnicy muszą wiedzieć, jaki ten cel jest.
„Spotykamy się, żeby opracować koncepcję, przedyskutować, czego się nauczyliśmy w tym projekcie, zebrać doświadczenia, które pomogą nam realizować nasz projekt, etc.”
Bez sensu jest inwestowanie czasu i energii w spotkanie, na którym nikt nie wie, po co zostało zwołane. Niby oczywiste, a jednak…

Ludzie muszą też wiedzieć, jaki jest oczekiwany rezultat końcowy.
„Na zakończenie spotkania powinniśmy wypracować plan działania/decyzję/raport/koncepcje…”
Dobre spotkanie zostawia uczestnika z uczuciem, że udało się zrobić coś konkretnego.

  • Struktura spotkania

Spotkanie musi mieć strukturę, która obejmuje wszystkie tematy, które będą dyskutowane i akcje, które będą musiały być podjęte. Każdy punkt agendy musi mieć przydzielony czas. Lepiej przydzielić za dużo czasu, niż za mało. Jeśli jakiegoś punktu nie ma w agendzie, to nie ma i już. Na spotkaniu też nie będzie. Kropka.

  • Czas, którego trzeba przestrzegać

Udane spotkania zaczynają i kończą się o uzgodnionym czasie. To samo dotyczy poszczególnych pozycji w agendzie. Przeciągające się nadmiernie spotkania są konsekwencją wadliwego planowania oraz, z całym szacunkiem, braku umiejętności osoby prowadzącej.

  • Partycypacja, czyli wszyscy biorą udział

Spotkania dają możliwość spojrzenia na problem z wielu perspektyw wnoszonych przez uczestników. Pod warunkiem, że wszyscy mają szanse się wypowiedzieć, ich opinie są przyjmowane z respektem, bez oceniania, no i nikt nie zdominuje spotkania. Każdy ma prawo i obowiązek wnieść swój wkład. A to zależy też od tego, czy uczestnicy są przygotowani do spotkania i zależy od prowadzącego.

  • Dobry prowadzący to klucz do sukcesu

Spotkanie musi być dobrze prowadzone. Rola prowadzącego to więcej niż rozesłanie agendy i rozpoczęcie spotkania. Prowadzący musi przeprowadzić uczestników przez kolejne etapy, w ustalonym czasie, zgodnie z agendą. Musi kontrolować, żeby dyskusja nie zbłądziła i nie była zdominowana przez część uczestników. Na zakończenie spotkania prowadzący powinien podsumować osiągnięte rezultaty i ustalenia. Potem powinny być rozesłane do uczestników.

A po spotkaniu…

A po spotkaniu musi być ciag dalszy. Coś, co zostało zaplanowane, musi zostać zrobione, a ktoś jest za to  odpowiedzialny i będzie z tego rozliczony. Inaczej całe spotkanie nie ma sensu.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *