Krok po kroku ISO wkracza w obszar Zarządzania Wiedzą.
Dwa lata temu, wiedza po raz pierwszy została dostrzeżona przez ISO jako element przewagi konkurencyjnej. Opublikowana jesienią 2015 rewizja ISO 9001:2015 wprowadziła do nowego standardu klauzulę wiedzy:
7.1.6 Organizational Knowledge”. Klauzula ta mówi nic innego, jak to, że organizacja powinna stale uczyć się, zarówno na swoich błędach, jak i na sukcesach, i aby to skutecznie robić powinna:

  • określić, jaka wiedza jest jej potrzebna do realizacji procesów
    (innymi słowy, jaka wiedza jest kluczowa dla jej celów biznesowych);
  • systematycznie przechwytywać tę wiedzę, pielęgnować ją i udostępniać pracownikom, aby mogli wykorzystywać ponownie (a tym samym poprawić efektywność organizacji).

Teraz, po dwóch kolejnych latach został zrobiony następny krok – już nie klauzula wiedzy w normie systemu zarządzania, ale cała norma dedykowana Zarządzaniu Wiedzą. Mowa tu o normie ISO 30401. W listopadzie została udostępniona jej robocza wersja. Można ją kupić ale też można się z nią zapoznać przez jakiś czas bezpłatnie na stronie BSI, brytyjskiej organizacji normalizacyjnej. Do 16 stycznia wszystkie sekcje, po zarejestrowaniu się, są publicznie dostępne, można je czytać, komentować, można przeglądać komentarze zgłoszone przez innych.

Dlaczego ISO normalizuje Zarządzanie Wiedzą?

Objęcie Zarządzania Wiedzą standardem normalizacyjnym jest dosyć logiczną konsekwencją przemian społeczno-gospodarczych. We wstępie do normy (dostępnym publicznie na stronie ISO) przeanalizowano problem: „Dlaczego Zarządzanie Wiedzą jest ważne?” Przytoczone argumenty są następujące:

  • Aby dotrzymać kroku zmianom w gospodarce organizacje nie mogą dłużej polegać na naturalnej dyfuzji wiedzy, jak to było do tej pory. Obecnie wiedza musi być świadomie wytwarzana, stosowana i ponownie wykorzystywana i w tempie większym niż temp zmian. Elastyczność i szybkość uczenia się organizacji stają się źródłem większej wartości i przewagi konkurencyjnej.
  • Rozproszone organizacje, które realizują te same procesy i dostarczają tych samych usług w wielu różnych lokalizacjach, mogą uzyskać ogromne korzyści dzięki przepływom praktyk i doświadczeń poprzez organizacyjne granice.
  • Redukcja liczby pracowników w dzisiejszym mobilnym społeczeństwie ma swoje implikacje dla zarządzania wiedzą. W wielu organizacjach, wiedza krytyczna jest przechowywana w głowach ekspertów, z ryzykiem jej utraty, jeśli odejdą. W innych organizacjach jest wielu młodych pracowników, którzy mogą być bardzo bystrzy, ale brakuje im wiedzy, jaką doświadczeni pracownicy budowali przez lata.

Co norma ISO wnosi do Zarządzania Wiedzą?

Norma ISO 30401 daje nam dwie natychmiastowe wartości:

  • Porządkuje obszar Zarządzania Wiedzą.
  • Daje wytyczne dla organizacji, jak wykorzystywać maksymalnie wiedzę, którą już posiada.

O porządkach, czyli punkt pierwszy:
Zarządzanie Wiedzą jest obszarem stosunkowo młodym, nieuporządkowanym, słabo zdefiniowanym, poczynając od podstawowego pytania: „Czym w ogóle jest Zarządzanie Wiedzą?”
Różne organizacje mają różną ocenę tego, czym Zarządzanie Wiedzą jest.
Dlatego kiedy klient prosi o pomoc we wdrożeniu, pierwsze pytanie to: „Co rozumiecie przez Zarządzanie Wiedzą?”
I wtedy okazuje się, że dla jednej organizacji Zarządzanie Wiedzą oznacza opracowanie planu szkoleń czy też przeprowadzenie tych szkoleń; dla innej pomoc w stworzeniu bazy danych zawierającej możliwie dużo informacji; a jeszcze inna ma problem, co zrobić kiedy nagle odchodzą ludzie, którzy jako jedyni w firmie posiadali wiedzę w jakimś zakresie. Albo firma zgubiła wiedzę, która posiadała i nie potrafi jej odtworzyć. Albo …

Punkt drugi, czyli wytyczne:
Przede wszystkim jednak nowa norma ma służyć jako przewodnik dla organizacji, która buduje swój system zarządzania tak, aby maksymalnie wykorzystywać swoją własną wiedzę dla osiągania celów biznesowych. Norma pomaga też unikać typowych pułapek, takich na przykład jak to, że Zarządzanie Wiedzą jest oderwane od celów biznesowych czy też popularny pogląd, że kupienie systemu IT do kolekcjonowania informacji wystarczy, aby rozwiązać wszystkie problemy zwiazane ze współdzieleniem wiedzy.
Nie wystarczy.

Zarządzanie Wiedzą według Knoco

Knoco opiera Zarządzanie Wiedzą o sformalizowany system (KM Framework) obejmujący cztery kluczowe elementy: procesy, role i przypisana do nich odpowiedzialność, technologia oraz Governance, czyli aktywny udział kierownictwa. Jeśli któryś z elementów jest nieobecny albo niekompletny, wówczas wiedza będzie wyciekać z organizacji szczelinami.

Trzeba też wziąć pod uwagę, że wiedza przechodzi przez kilka różnych faz życia: trzeba ją przechwycić, zorganizować, udostępnić i ponownie wykorzystać. KM Framework musi kontrolować każdą fazę.

I zostaje jeszcze problem samej wiedzy o której mowa, wiedzy, którą chcemy zarządzać. Czy zarządzamy każdą wiedzą, jaka jest w organizacji? Bez paniki. Chodzi tylko o wiedzę kluczową z punktu widzenia celów biznesowych organizacji. A jaka wiedza jest kluczowa – na to odpowiada Strategia Zarządzania Wiedzą, opracowywana na początku wdrożenia.

Zarządzanie Wiedzą według ISO 30401

ISO zbudowało swoją normę wokół takich samych filarów. Spójrzmy na spis treści roboczej wersji normy:

  • 4.3 Determining the scope of the knowledge management system
  • 4.5 Knowledge life cycle
  • 4.6 Knowledge transformations
  • 4.7 Knowledge management enablers (Responsibilites, Processes, Technology & infrastructure, Governance)
  • 5.1 Leadership and commitment
  • 5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities
  • 6.2 Knowledge objectives and planning to achieve them

Kontekst organizacyjny

Są wątpliwości, czy Zarządzanie Wiedzą, które jest silnie umocowane w kulturze organizacyjnej i strukturze firmy podda się procesowi normalizacji. Czy da się stworzyć jeden uniwersalny system dla każdej firmy? Nie da się, ale też norma nie narzuca jednolitego podejścia do Zarządzania Wiedzą. To byłoby niemożliwe. Każda firma ma swoją specyfikę i Zarządzanie Wiedzą musi się do tej specyfiki dostosować, a nie odwrotnie. Norma ISO 30401 wskazuje pewne uniwersalne zasady, które, jeśli przestrzegane, pomagają osiągać cele biznesowe. Kontekst organizacyjnego jest jednak kluczowy. Reguluje to rozdział „4 Context of the organization”, który mówi – rozejrzyj się dookoła siebie, sprawdź, co jest ważne dla tej konkretnej organizacji, kim sa główni interesariusze, itd. Tak jak my w Knoco zaczynamy od Strategii Zarządzania Wiedzą.

Co dalej z ISO 30401?

Jednym z członków zespołu roboczego pracującego nad normą dla Zarządzania Wiedzą jest Nick Milton z Knoco UK. Według jego informacji nie ma jeszcze terminu, kiedy pojawi się ostateczna postać normy. Być może będzie to 2018, ale też może to być rok 2019, zanim wszystkie dyskusje zostaną zakończone i nowa norma zostanie opublikowana.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *