Procesy Zarządzania Wiedzą

Procesy Zarządzania Wiedzą to klocki, z których jest zbudowany cały system. To procesy, które pozwalają w sformalizowany sposób przechwytywać wiedzę, tak wiedzę tacit, zapisaną tylko w głowach ludzi, jak i wiedzę explicit, przejętą od ludzi i zakodowaną na zewnętrznym nośniku. To również procesy, których celem jest zapewnienie jakości wiedzy i jej dystrybucja.
Fundamenty Zarządzania Wiedzą obejmują też definicje, na przykład czym jest wiedza krytyczna, czym są Community of Practice, czy Lessons Learned, a także pokazują krótko jak uczy się organizacja i gdzie jest jej wiedza.

Spotkanie biznesoweSpotkania są ważne w Zarządzaniu Wiedzą.
Spotkania budują relacje.
Spotkania pozwalają wykorzystać zbiorową inteligencję grupy.

Czasy, kiedy lider był autorytetem merytorycznym dla tych co poniżej,  przeminęły. Dziś każdy ma dostęp do wiedzy, jeśli tylko chce. Wiedza organizacji nie jest już w posiadaniu kilku ekspertów. Jest w głowach wielu pracowników.
Trzeba się napracować, żeby ją wydobyć.

No więc porozmawiajmy trochę o spotkaniach…
W świecie bardziej doskonałym niż nasz wygląda to tak…

Ludzie, których łączy jakieś zadanie spotykają się, żeby razem coś zrobić. Przedyskutować pomysł, znaleźć nową koncepcję, rozwiązać problem, podjąć decyzję etc. Każdy z uczestników wnosi na spotkanie swoją wiedzę, swoje doświadczenia, swoje poglądy. Wymieniają się nimi. Ludzie słuchają i są słuchani. Nie oceniają, starają się zrozumieć.
Pojawiają się nowe idee, nowe punkty widzenia, nowe pomysły. Idee są analizowane, poprawiane, dyskutowane tak długo, dopóki nie pokonają wszystkich obiekcji uczestników.
Jeden człowiek – mało obiekcji, wiele osób – wiele obiekcji.
Ludzie stymulują się wzajemnie. Tworzy się pula wiedzy, wspólna dla grupy. To fundament dla dalszych prac. Potem będą się rozumieli w pół słowa. Grupa się cementuje.

A teraz spotkanie, jakich wiele…

Oto nasz bohater. Kowalski. Kowalski ma pracę do wykonania. Dużo pracy. Kowalski ma zawsze więcej pracy, niż czasu na jej zrobienie. Ponoć wszyscy tak mają, ale Kowalski nie wierzy. Myśli, że on ma gorzej. A teraz naprawdę ma gorzej, bo ma pilną robotę i spotkanie za 5 minut. Kowalski przerywa pracę i idzie do konferencyjnej.  Czuje, że nie może nie iść.

Czytaj dalej …

#AARAfter Action Review to krótkie, trwające pół godziny lub mniej spotkanie zespołu po tym, jak coś poszło inaczej niż miało pójść. Poszło może lepiej, może gorzej – po prostu inaczej. Takie zdarzenie może zawierać w sobie lekcję, która jest ważna dla kolejnych działań – zespołu lub organizacji. Dlatego trzeba się zatrzymać i dojść do przyczyny.
Czytaj dalej…

#MeetingSpotkania są ważnym elementem Zarządzania Wiedzą. Większość procesów KM (ang. Knowledge Management) jest oparta o nie: After Action Review, Retrospekcja, Peer Assist, Knowledge Market itd. Wszystkie te procesy to mniej lub bardziej sformalizowane spotkania ludzi połączonych wspólnym zadaniem.
Jak je przeprowadzać, żeby nie były zmarnowanym czasem?

Po pierwsze musi być powód do zwołania spotkania i jego cel.
Takie powody mogą być dwa. Jeden – jeśli są jakieś problemy do rozwiązania i dobrze byłoby wesprzeć się wiedzą i doświadczeniem zespołu. Jeśli problem można rozwiązać bez odwoływania się do zespołu, wówczas oszczędźmy ludziom marnowania czasu.
Czytaj dalej …

Zadaniem Zarządzania Wiedzą jest dostarczenie odpowiedniej wiedzy odpowiednim ludziom, w odpowiednim czasie, tak, aby mogli podjąć lepsze decyzje i lepiej wykonać swoją pracę. Sposób transferu wiedzy to Proces, czyli zdefiniowany sposób postępowania, wymagany w danej firmie.
Procesy Zarządzania Wiedzą odpowiadają na pytanie JAK.

  • JAK przechwycić wiedzę w trakcie działań operacyjnych, w trakcie lub po projekcie?
  • JAK zidentyfikować kluczową wiedzę?
  • JAK wprowadzić wiedzę do projektu?
  • JAK dostarczyć wiedzę tam, gdzie jest potrzebna?

Procesy Zarządzania WiedząJaki Proces będzie najlepszy w danej sytuacji zależy od rodzaju wiedzy (czy to wiedza Tacit czy Explicit), od tego, kto jest źródłem wiedzy i od tego, kto jest jej odbiorcą. Zarówno źródłem, jak i odbiorcą może być jeden zespół albo wiele zespołów.

Jaki więc proces będzie najlepszy w danej sytuacji? A to zależy od kogo, do kogo i jaka wiedza.

Knowledge ExchangeKnowledge Exchange jest spotkaniem, w trakcie którego ludzie z różnych zespołów (ale na ogół z tej samej   community of practice – sieci praktyków, jeśli takie istnieją) spotykają się, aby wymienić wiedzę na temat jednego z kluczowych zagadnień operacyjnych. To proces o pierwszorzędnym znaczeniu dla rozwoju bazy wiedzy.
Na spotkanie zaprasza się ludzi, którzy są zaangażowani w pracę w jakimś obszarze.
Czytaj dalej…

Knowledge HandoverKnowledge Handover jest spotkaniem organizowanym po zakończeniu projektu, podczas którego zespół projektowy udostępnia i poddaje pod dyskusję lekcje, czyli doświadczenia, które zostały zidentyfikowane w projekcie.
Knowledge Handover to jedna z metod upewnienia się, że doświadczenia z przeszłości będą wykorzystywane w przyszłości, a organizacja nie będzie popełniać wielokrotnie tych samych błędu.
Czytaj dalej…

Jeśli coś w organizacji pójdzie inaczej niż zaplanowano – może lepiej, może gorzej, po prostu inaczej, to takie zdarzenie może być lekcją dla organizacji, lekcją, która w przyszłości pozwoli podjąć lepsze decyzje. Można też o takiej lekcji zapomnieć i powtarzać w kółko te same schematy.
Czytaj dalej…

Peer Assist jest jednym z najprostszych, a jednocześnie najbardziej skutecznych z procesów Zarządzania Wiedzą. Jego wartość leży w tym, że wnosi wiedzę do projektu przed jego rozpoczęciem. Sensowne jest aby wnosić wiedzę do projektu, na tyle wcześnie, aby zrobiło to różnicę. Albo wtedy , kiedy w projekcie pojawi się nieoczekiwany problem. Proces ten pozwala:
Czytaj dalej…

Retrospekcja

Retrospekcja jest spotkaniem, które odbywa się zaraz po zakończeniu projektu. To jeden z najbardziej skutecznych procesów przechwytywania wiedzy od zespołu projektowego po zakończeniu większego zadania.

Czas trwania zależy od wielkości zespołu projektowego, długości projektu i jego złożoności.
Czytaj dalej…

System Zarządzania Wiedzą

Prosta logika mówi, że jeśli będziemy wykorzystywać wielokrotnie wiedzę, która już jest w organizacji, to będzie to mniej kosztowne, niż gdyby ludzie uczyli się za każdym razem od początku.
Tak, jak uczy się człowiek, tak też powinna uczyć się organizacja. Łatwiej powiedzieć, niż zrobić…
Czytaj dalej…

WywiadyCzasami wiedza musi być przechwycona od pojedynczego człowieka albo jako część Learning History albo dlatego, że ten człowiek przechodzi na emeryturę lub zmienia pracę.

W takich przypadkach najlepszym podejściem jest wywiad (Knowledge Capture Interview). Proces przejmowania wiedzy obejmuje następujące elementy:
Czytaj dalej…