Często zadawane pytania

  1. 1
    Czy zarządza się każdą wiedzą?

    Knowledge Management jako dyscyplina obejmuje zarządzanie tą wiedzą, która ma wartość dla organizacji, czyli tą wiedzą która wspiera cele biznesowe tej organizacji.

    Jaka to wiedza?

    To zależy od organizacji – dla jednej celem biznesowym będzie zmniejszenie ilości reklamacji klientów, dla drugiej skrócenie czasu wdrożenia u klienta, dla trzeciej zwiększenie ilości szans sprzedażowych, dla czwartej poprawa wizerunku organizacji, dla piątej zwiększenie innowacyjności, dla szóstej … Każda organizacja ma swoje indywidualne cele, istotne dla jej wyników i dla jej rozwoju.

    Dlatego pierwszym krokiem przy wdrożeniu KM powinno być określenie, jakie są cele biznesowe organizacji i jaka wiedza jest krytyczna dla osiągnięcia tych celów.

  2. 2
    Gdzie znajduje się wiedza organizacji?

    Są dwa podstawowe rodzaje wiedzy w organizacji – explicit (jawna) i tacit (niejawna).

    Wiedza explicit to wiedza, która może być udokumentowana, przedstawiona w postaci tekstu, liczb, symboli. Skoro może być udokumentowana, to może być również zapisana i przechowywana do przyszłego użytku. Taką wiedzę można znaleźć w bazach danych, repozytoriach, dokumentach, procedurach, dobrych praktykach, materiałach szkoleniowych, FAQ-ach etc..

    Wiedza tacit to wiedza, która znajduje się w głowach pracowników. To „know-how”. To wiedza trudna do udokumentowania przede wszystkim z dwóch powodów:

    • jest umocowana w kontekście – to obserwacja, doświadczenie zdobyte w specyficznej sytuacji. Przekazanie tej wiedzy jest sensowne razem z kontekstem, co w sytuacji kiedy jest dużo różnych możliwości, czyni udokumentowanie praktycznie niemożliwym. Jeśli jednak zada się „właścicielowi” tej wiedzy pytanie, będzie potrafił połączyć informacje, które przechowuje w różnych obszarach swojego mózgu.
    • jest dynamiczna – zmienia się w sposób ciągły w miarę, jak człowiek zdobywa nowe doświadczenia. 
  3. 3
    Co oznacza wdrożenie KM?

    Wdrożenie KM oznacza, że w organizacji został ustanowiony spójny i kompletny system Ludzi (ich ról i odpowiedzialności), Procesów, Technologii i Przywództwa, które razem zapewniają, że odpowiednia wiedza dotrze do odpowiednich ludzi, w odpowiednim czasie, tak, aby mogli dobrze wykonać swoje zadanie.

    • Role – ludzie muszą wiedzieć co robić, muszą wiedzieć, jaka jest ich odpowiedzialność, powinni być zachęcani do zachowań takich jak poszukiwanie i współdzielenie wiedzy i powinno to się stać „sposobem, w jaki pracuje się w organizacji”
    • Procesy –  muszą być wprowadzone i przetestowane procesy przepływu wiedzy, takie jak: przechwytywanie, ocena, zachowywanie, wprowadzanie i ponowne wykorzystywanie wiedzy oraz wykorzystywanie jej w innowacjach.
    • Technologia – ludzie i procesy muszą być wspierane przez technologię, która pozwala na dostęp do wiedzy, niezależnie od tego, gdzie ona rezyduje – w bazach danych, w intranecie czy w głowach ludzi. IT odgrywa ważną rolę w Zarządzaniu Wiedzą, dzięki temu, że dostarcza narzędzi, które pozwalają ludziom się komunikować, jednakże sama technologia nie zapewni Zarządzania Wiedzą w organizacji.
    • Przywództwo – bez wsparcia Zarządu, który będzie promował zachowania sprzyjające Zarządzaniu Wiedzą wszelki próby wdrożenia będą ciężkim wyzwaniem.
  4. 4
    Czy KM to technologia?

    Nie, Technologia jest jednym z kilku elementów, składających się na Knowledge Management, ważnym, ale nie jedynym. Rzeczywiście w dzisiejszych czasach trudno sobie wyobrazić nawet małą firmę, która nie korzysta z jakiejś technologii do zarządzania swoją wiedzą. Jednakże Technologia jest w stanie zarządzać jedynie wiedzą explicit, a to jest tylko część i to mniejsza część, całej wiedzy organizacji.

  5. 5
    Czy KM to sieci społecznościowe?

    Jednym z istotnych elementów Knowledge Management jest łączenie ludzi (connect), aby mogli wymieniać swoją wiedzę. Wiele technologii, które wpadają pod wspólna nazwę „społecznościowe”, gra istotną rolę w tym procesie. Jednakże technologie sieci społecznościowych są nadal technologiami i ciągle są jedynie jednym z elementów kompletnych ram KM, które obejmują ponadto Ludzi, Procesy i Przywództwo

  6. 6
    Jaki powinien być pierwszy krok przy wdrożeniu KM?

    Zarządza się wiedzą, która jest istotna dla organizacji. Pierwszym krokiem powinno być więc zdefiniowanie strategii firmy, jakie są cele biznesowe, a następnie określenie jaka wiedza jest kluczowa dla osiągnięcia tych celów.

  7. 7
    Czy wdrożenie KM to projekt?

    Tak, wdrożenie KM w organizacji powinno być traktowane jak projekt i tym samym:

    • powinna być wyznaczona osoba odpowiedzialna 
    • powinna być ustalona strategia i plan realizacji
    • powinien być zespół projektowy i przydzielony budżet
    • powinny być ustalone ramy czasowe
    • powinny być ustalone wskaźniki, jakie należy osiągnąć
  8. 8
    Jak długo trwa wdrożenie KM?

    Wdrożenie Knowledge Management w organizacji nie jest wydarzeniem jednorazowym. To zmiana kultury organizacyjnej, zmiana nawyków, sposobu pracy. To wymaga czasu i zależy od tego w jaki sposób jest prowadzone wdrożenie. Jeśli korzysta się z doświadczeń tych, którzy już to przeprowadzali to mogą to być dwa lata zanim system będzie na tyle trwały, że będzie funkcjonował samodzielnie. Jeśli wdrożenie jest prowadzone bez korzystania z doświadczeń innych, to może nigdy nie zakończyć się sukcesem.

    Jednakże należy pamiętać, że KM w organizacji to  jest proces ciągły, którego wynikiem jest stałe doskonalenie organizacji. To proces, który nigdy się nie kończy.