Home

Przed wdrożeniem warto pamiętać o kilku kluczowych lekcjach, zebranych doświadczeniach z wielu innych wdrożeń. Pozwalają wyeliminować typowe pułapki i są to:
Uwaga: To ważne
Lekcja 1: „Pytam” jest ważniejsze niż „Wiem”.
Zapotrzebowanie na wiedzę pobudza jej dostarczanie, ale nie odwrotnie. Dlatego ważniejsze jest pobudzanie zapotrzebowania, niż budowanie baz wiedzy, o którą nikt nie pyta.

Lekcja 2: Technologia uzależnia i może być szkodliwa.
Nawet najbardziej nowoczesna technologia, jak web 2.0, jedynie wspiera zachowania, ale ich nie tworzy. Dlatego lepiej nie rozpoczynać wdrożenia Zarządzania Wiedzą od inwestycji w kosztowną technologię.

Lekcja 3: Zarządzanie Wiedzą to zmiana zachowań i postaw.
Zarządzanie Wiedzą to ludzie, ich zachowania i postawy. Zachowania i postawy można modyfikować. Nie łatwo i nie szybko, ale dają się zmienić. Wkraczamy tu w obszar procesów Zarządzania Wiedzą i kultury organizacyjnej.

Lekcja 4: Postawy ludzi zależą od kierownictwa.
Aby zmieniły się postawy (kultura organizacyjna) potrzebne jest zaangażowanie Kierownictwa, ich poparcie dla Zarządzania Wiedzą i zrozumienie wartości biznesowej dla organizacji. Przykład idzie od góry.

Lekcja 5: Przetrwanie Zarządzania Wiedzą zależy od zarządzania (Governance).
Ludzie muszą wiedzieć, jakie są oczekiwania Zarządu.
Musi być określony system mierników, które pomoże określić wartość Zarządzania Wiedzą.
Musi być wsparcie, również finansowe dla działań Zarządzania Wiedzą.

Część programów wdrożenia Zarządzania Wiedzą kończy się klęską, a raczej – nie kończy się sukcesem.
Analiza przyczyn niepowodzenia wdrożenia Zarządzania WiedząPrzyczyny są zawsze indywidualne i wynikające ze specyfiki organizacji, ale można zdefiniować kilka czynników, które z dużą dozą prawdopodobieństwa doprowadzą do porażki. Są to:

  • Zarządzanie Wiedzą nie było zgodne z celami biznesowymi organizacji.
  • Zarządzanie Wiedzą nie było prowadzone jako proces zmian.
  • Zarządzanie Wiedzą nie zostało włączone to rutynowych procesów i aktywności organizacyjnej.
  • Nie było skutecznego poparcia wyższego szczebla.
  • Została zaimplementowana tylko część rozwiązań Zarządzania Wiedzą, a nie cały system.
  • Zespół Zarządzania Wiedzą skupił się na własnych działaniach i nie zaangażował wszystkich interesariuszy.
  • Zespół Zarządzania Wiedzą nie składał się z odpowiednich ludzi, potrzebnych aby przeprowadzić zmianę.

Wdrożenie Zarządzania Wiedzą dotyczy ludzi, a tam gdzie są ludzie zaangażowani, nic nie jest proste. To dlatego wdrożenie wymaga czasu. Trzeba przełamywać bariery.
Krok po kroku, kropla po kropli. Te bariery mogą być np. takie:

Kropla po kropli

  • Nie wymyślone tutaj (co innymi słowy oznacza, że bardziej ufam swojej wiedzy, niż wiedzy innych)
  • Nie mam czasu (co oznacza, że Zarządzanie Wiedzą ma u mnie niski priorytet)
  • Nie lubię pytać (bo jeszcze ktoś pomyśli, że nie umiem)

 

Kiedy upowszechnianie Systemu Zarządzania Wiedzą zostanie zakończone, zespół wdrożeniowy zamyka swoja pracę i przekazuje zarządzanie wiedzą w ręce ludzi w organizacji. To już koniec programu wdrożenia.
Przekazanie Systemu Zarządzania Wiedzą
W tym momencie Zarządzanie Wiedzą powinno być mocno włączone w strukturę organizacyjną, procesy i procedury oraz strukturę zarządzania organizacji. Zmieniła się kultura organizacyjna i nowy system pracy stał się normą.

Teraz zadania zespołu Zarządzania Wiedzą są już inne:

  • podtrzymywanie działania systemu (aktualizowanie technologii, szkolenia ludzi w procesach, coaching jednostek w ich rolach związanych z wiedzą);
  • monitorowanie i pomiar aktywności;
  • opracowywanie długofalowej strategii Zarządzania Wiedzą; a także
  • dokonywanie korekt potrzebnych do podtrzymania i doskonalenia Systemu Zarządzania Wiedzą.

Kiedy już pilotaż zakończy się z sukcesem i zaprojektowany uprzednio System Zarządzania Wiedzą, będzie przetestowany w warunkach konkretnej organizacji, wówczas następnym krokiem jest przeskalowanie wdrożenia pilotażowego i upowszechnienie go w całej organizacji, w tych jej częściach, które nie były dotychczas objęte wdrożeniem.

Upowszechnienie informacji o Zarządzaniu Wiedzą

Upowszechnienie informacji

To bardzo aktywny czas szkoleń, coachingu i uruchamiania Communities of Practice. Na tym etapie prawie wszyscy pracownicy wiedzy w całej organizacji powinni zostać objęci szkoleniami lub warsztatami Zarządzania Wiedzą.
Są potrzebne odrębne szkolenia dla pracowników wiedzy, dla menadżerów i dla tych, którzy pełnią konkretne role Zarządzania Wiedzą.
Etap skalowania i upowszechniania to etap, kiedy buduje się i umacnia sieć liderów Zarządzania Wiedzą w organizacji. Tymi liderami mogą być ludzie, którzy mają swoje długofalowe role w strukturze Zarządzania Wiedzą, ale mogą to być też tacy ludzie, którzy są po prostu orędownikami przemian w swoich środowiskach lokalnych. Dobrze jest włączyć ich w Community of Practice, przeszkolić i dać im dostęp do materiałów informacyjnych.
Program komunikacji powinien być w tym momencie na najwyższych obrotach. Teraz już komunikacja jest mniej o „sprzedawaniu” Zarządzania Wiedzą, a więcej o uzgadnianiu oczekiwań i opisywaniu nowego sposobu pracy. Przykłady z etapu Pilotażu są bardzo pomocne w wyjaśnianiu, jak Zarządzanie Wiedzą pracuje i jakich wartości dostarcza. Jednocześnie zespół wdrażający będzie przygotowywał się do przekazania pałeczki tym, dla których Zarządzanie Wiedzą będzie już standardem pracy.