After Action Review to bardzo skuteczny proces, który – jeśli prowadzony dobrze i rutynowo – przynosi organizacji ogromne korzyści.

#AARMożna go opisać kilkoma krótkimi zdaniami:

  • Coś się wydarzyło.
  • Zatrzymaj się.
  • Przeanalizuj.
  • Wyciągnij wnioski.
  • Wykonaj.

AAR to krótkie, trwające pół godziny lub mniej spotkanie zespołu po tym, jak coś poszło inaczej niż miało pójść. Poszło może lepiej, może gorzej – po prostu inaczej. Takie zdarzenie może zawierać w sobie lekcję, która jest ważna dla kolejnych działań – zespołu lub organizacji. Dlatego trzeba się zatrzymać i dojść do przyczyny.

Struktura spotkania AAR jest bardzo prosta. Składa się z 5 pytań, na które zespół wspólnie szuka odpowiedzi. Proces jest sformalizowany – uczestnicy spotkania przechodzą kolejno od pytania do pytania. Dyskusja zawsze dotyczy tylko jednego pytania jednocześnie. Pytania są następujące:

  1. Jakie były początkowe założenia?
    To pytanie o to, jakie były oczekiwania przed rozpoczęciem. Wbrew pozorom nie zawsze jest to oczywiste i jasne dla wszystkich. Spotkanie rozpoczyna się więc od przypomnienia szczegółów – jakie były cele, jaki plan czasowy, kto był zaangażowany, jakie były założone wskaźniki, jakie produkty miały powstać itd. Dyskusja pomaga ustalić rzeczywisty punkt odniesienia.
  2. Co się w rzeczywistości wydarzyło?
    Drugi krok to ustalenie tego, co naprawdę zaszło. Szukamy faktów, nie osobistych wrażeń. Fakty muszą być obiektywne – co zarejestrowałaby kamera, gdyby była na miejscu zdarzenia? Nie ma tez miejsca, na szukanie winnych i bohaterów. Spotkanie jest po to, aby zidentyfikować potencjał dla poprawy procesów organizacyjnych.
  3. Dlaczego była różnica?
    Krok trzeci – dlaczego? Coś było planowane, a wyszło inaczej. Trzeba dotrzeć do przyczyny tego, co się wydarzyło. Nie zawsze przyczyna, która jest widoczna na pierwszy rzut oka jest prawdziwa. Czasem trzeba kopać głęboko, żeby zidentyfikować powód, dlaczego coś poszło tak, a nie inaczej. Na tym etapie spotkania dobry facitilator jest bardzo użyteczny, bo – stojąc z boku – pomaga dotrzeć do dna.
  4. Czego się nauczyliśmy?
    Zespół przeprowadza analizę: „Co wiemy teraz, czego nie wiedzieliśmy przedtem?”, „Gdybyśmy mieli przed rozpoczęciem tę wiedzę, co obecnie, to co mogliśmy zrobić lepiej?”, „Co zamierzamy zmienić w podobnych sytuacjach w przyszłości?”. Na koniec zespół rekomenduje działania na przyszłość: „Jakie są nasze rady dla przyszłych projektów w oparciu o nasze obecne doświadczenie?”
  5. Co z tym zrobimy?
    Następnym i ostatnim już krokiem AAR jest wprowadzenie rekomendacji w życie. Działanie może być po stronie zespołu, albo na zewnątrz. Trudno nazwać ten krok kluczowym, bo wszystkie są równie ważne, ale fakt faktem – bez działania, nie będzie zmiany

Jak prowadzić spotkanie AAR?

Jak prowadzić spotkanie After Action Review, żeby było skuteczne?
Co robić, a czego nie robić? Poniższa lista może być pomocna:

  • Celem AAR jest rozwiązanie problemu.
  • Nie jest celem AAR ocena wydarzenia i uczestników. Nic nie zabija AAR szybciej niż próba oceny – formalna czy nieformalna.
  • AAR powinno być przeprowadzone natychmiast po zdarzeniu. Czas buduje interpretacje, a w AAR liczą się fakty.
  • W spotkaniu powinni wziąć udział wszyscy, którzy byli zaangażowani w to wydarzenie.
  • W spotkaniu nie powinny brać udziału osoby zewnętrzne, które nie były związane z wydarzeniem.
  • W trakcie spotkania nie ma hierarchii – wszyscy są na równych prawach i opinia każdego jest równie ważna.
  • Uprzedzenia i z góry wytworzone opinie powinny być zostawione za drzwiami.
  • Różnice zdań niosą możliwość uzyskania nowego rozwiązania.
  • Nie można ukrywać błędów. Nie można ukrywać żadnych informacji, nawet jeśli uważamy je za nasz błąd. AAR szuka rozwiązania problemu, a nie ocenia.
  • Szukać należy istotnych elementów, a nie nieistotnych szczegółów.
  • Lepsza jest jedna ważna rekomendacja, niż wiele nieistotnych.
  • Nie należy spieszyć się do rozwiązania.
  • Spotkanie powinno być prowadzone przez facilitatora, który jest osobą obiektywną i nie zaangażowaną w problem.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *