Strategia

cz.2 Przewodnika pt. Strategia to spojrzenie na Zarządzanie Wiedzą od strony jej wartości biznesowej. Jaką wartość wnosi Zarządzanie Wiedzą do organizacji, jaki jest związek ze Strategią firmy? Czy i jak można policzyć wnoszoną wartość? Na co zwrócić uwagę przy konstruowaniu planu działania?
Cz. 2 Przewodnika omawia takie elementy jak: Assessment, ROI, Pilotaż, zgodność ze Strategią organizacji, mierniki, rola kadry menadżerskiej itd. 


#RetencjaWiedza jest kluczowym zagadnieniem w organizacji, jeśli jest istotnym czynnikiem biznesowym lub jest jednym z kluczowych produktów organizacji.  Przykłady takich organizacji:

  • jeżeli prowadzi się działania powtarzalne, gdzie wiedza z przeszłości może poprawić przyszłe wyniki, to wiedza ma kluczowe znaczenie;
  • wiedza będzie również ważnym problemem biznesowym, jeżeli jest wysoka rotacja pracowników i trzeba szybko przekazywać wiedzę następnej ich generacji;

Czytaj dalej

#WarningJeśli na korytarzach można usłyszeć takie zdania jak poniżej, to może to być znak, że organizacja ma problem z zarządzaniem swoją wiedzą:

  • „Jestem pewien, że słyszałem jak ktoś o tym mówił pewnego dnia, ale za nic nie pamiętam, kto to był?”
  • „Ktoś w firmie musiał to już robić wcześniej – ale kto by to mógł być?”
  • „Jak się dowiedzieć, gdzie mogę coś znaleźć na ten temat?”

Czytaj dalej

problemTypowe przykłady problemów wynikających ze słabości systemu Zarządzania Wiedzą w firmie i możliwe rozwiązania:
Problem:
Różne jednostki w organizacji (zespoły, oddziały, piony…) wykonują te same zadania z różną efektywnością.
Możliwe rozwiązanie: Identyfikowanie i rozpowszechnianie najlepszych praktyk pozwoli poprawić wyniki słabszych zespołów.

» Pokaż inne problemy ...

Problem:

Pracownicy nie są w stanie znaleźć krytycznej wiedzy kiedy jej potrzebują. W efekcie albo posługują się niekompletnymi informacjami albo powielają pracę już zrobioną.
Możliwe rozwiązanie: Sformalizowane rozpowszechnianie posiadanych zasobów skróci czas dostępu do potrzebnej wiedzy lub wręcz go umożliwi.

Problem:
Ciągle są powtarzane te same błędy w organizacji, w różnych jej miejscach.
Możliwe rozwiązanie:  Zaimplementowanie Procesu Lessons Learned  pozwoli organizacji uczyć się na własnych doświadczeniach po to, aby doskonalić  procesy.

Problem:
Nie identyfikuje się ludzi, którzy mają istotną wiedzę lub też nie przejmuje się ich wiedzy. W efekcie kiedy odchodzi kluczowy pracownik, jego wiedza odchodzi razem z nim, a w organizacji powstaje luka kompetencyjna, którą trzeba uzupełnić.
Możliwe rozwiązanie: Retencja wiedzy jest dobrze udokumentowanym procesem Zarządzania Wiedzą, pozwalającym na przechwycenie wiedzy od odchodzących pracowników.

» Schowaj tekst ...

#AlignZarządzanie Wiedzą zaczyna się od zdefiniowania celów biznesowych. Co jest dla organizacji ważne? Na czy należy się skoncentrować?
Nie ma jednego, uniwersalnego podejścia. Każda organizacja ma swoje  indywidualne potrzeby i swoje indywidualne cele. Zarządzanie Wiedzą musi wspierać te potrzeby, inaczej nie ma uzasadnienia dla wdrożenia.
Pierwszym krokiem jest więc zdefiniowanie co jest dla organizacji kluczowe. Są cztery typowe obszary w których Zarządzanie Wiedzą wnosi dużą wartość:

Czytaj dalej

#DocsStrategia Zarządzania Wiedzą to podstawowy dokument w każdym programie wdrożenia, który powinien być przygotowany na bardzo wczesnym etapie wdrożenia.
Dokument ten definiuje kontekst biznesowy, zapewnia zgodność programu Zarządzania Wiedzą ze strategią biznesową organizacji i określa granice, w obrębie których program wdrożeniowy będzie działał.

Strategia składa się z pakietu dokumentów, na który składają się co najmniej elementy jak poniżej:

» Pokaż listę dokumentów ...

Zasady strategiczne, o które będzie się opierać wdrożenie. To mogą być na przykład takie zasady jak: Zarządzanie Wiedzą musi być zgodne z celami biznesowymi, należy skoncentrować się na krytycznej wiedzy organizacji, wdrożenie będzie prowadzone jako program zmiany.

Wizja – jak wdrożenie Zarządzania Wiedzą zmieni naszą organizację? Jak będzie wyglądała, kiedy program wdrożeniowy będzie zakończony?

Zakres wdrożenia – jakie obszary organizacji będzie obejmowało wdrożenie? Jakich obszarów NIE będzie obejmowało? Zakres musi być zdefiniowany na tyle rygorystycznie, żeby wdrożenie nie obejmowało wszystkiego i na tyle szeroko, żeby można było wdrożyć cały, kompletny System.

Czynniki biznesowe (Business drivers) – Zarządzanie Wiedzą służy potrzebom biznesowym. Ale jakie to potrzeby są: doskonałość operacyjna, wiedza o Kliencie, innowacyjność, rozwój? To powinno zostać zdefiniowane w Strategii Zarządzania Wiedzą.

Propozycja wartości (Value proposition) – jaką wartość Zarządzanie Wiedzą wniesie do organizacji? Jakie będą korzyści z wdrożenia?

Obszary wiedzy krytycznej – nie ma potrzeby, aby zarządzać każdą wiedzą organizacji. Należy skoncentrować się na kilku krytycznych obszarach i tam adresować działania. Jak wiedza jest krytyczna dla organizacji? Jak wiedza jest potrzebna do tego, żeby osiągać cele biznesowe?

Kluczowi interesariusze i zarządzanie zmianą – Zarządzanie Wiedzą jest programem zmiany. Zmiany kultury organizacyjnej, zmiany postaw. Należy zrobić mapę wszystkich interesariuszy, którzy będą ta zmianą objęci, ich znaczenie i możliwy wpływ na przebieg wdrożenia.

Propozycja projektu pilotażowego – w oparciu o zasady, wizję, zakres, czynniki biznesowe, wiedzę krytyczną i mapę interesariuszy należy wskazać kilka obszarów, gdzie Zarządzanie Wiedzą mogłoby mieć największe znaczenie. To kandydaci na projekty pilotażowe.

» Schowaj listę dokumentów ...

#RulesFunkcjonowanie Zarządzania Wiedzą musi opierać się na zdrowych zasadach, jeśli ma wnosić do organizacji wartość. Lista zamieszczona poniżej przedstawia kilka z nich. Każda z przedstawionych zasad ma istotny wpływ na funkcjonowanie całego programu:

  1. Zarządzanie Wiedzą wspiera cele biznesowe organizacji i jest z nimi zgodne
  2. Zarządzanie Wiedzą koncentruje się na krytycznej wiedzy organizacji
  3. Zarządzanie Wiedzą jest procesem zmiany kultury organizacyjnej i zmiany zachowań

» Pokaż inne zasady ...

  1. Zarządzanie Wiedzą powinno być wdrażane etapowo, a przejście do nowego etapu powinno być uzależnione od kolejnej decyzji.
  2. System Zarządzania Wiedzą (KM Framework) musi być kompletny i musi obejmować wszystkie elementy, to jest: Role, Procesy, Technologię i Governance.
  3. Celem wdrożenia jest zintegrowanie Systemu Zarządzania Wiedzą ze strukturami organizacji.
  4. Zaangażowanie kadry zarządzającej (Governance) jest kluczowym czynnikiem sukcesu.

» Mniej zasad ...

#LinkStraKMLink pomiędzy Zarządzaniem Wiedzą, a Strategią biznesową organizacji można łatwo dostrzec jeśli prześledzimy trzy pytania:

  1. Co musimy zrobić, żeby zrealizować Strategię biznesową organizacji?
  2. Co musimy wiedzieć, aby kompetentnie to wykonać?
  3. Co powinniśmy robić, aby chronić i rozpowszechniać tę wiedzę?

I tak od Strategii organizacji do Strategii Zarządzania Wiedzą są  tylko 3 kroki.

Wiedza, która została zdefiniowana jako potrzebna do realizacji Strategii biznesowej organizacji jest jej wiedzą kluczową.

Czytaj dalej

Krytyczny obszar wiedzy

Rys.1 Krytyczny obszar wiedzy

Retencja Wiedzy to strategia zatrzymywania w organizacji wiedzy, która jest w głowach odchodzących pracowników. Jeżeli nic nie zostanie zrobione, to wiedza, którą posiadają odejdzie razem z nimi, a wraz z tym umiejętności organizacji, przynajmniej na jakiś czas.

Strategia Retencji i Transferu Wiedzy przeciwdziała temu ryzyku. Może obejmować działania jak poniżej:

Czytaj dalej

#ProjectsJeśli organizacja realizuje wiele projektów, wówczas wiedza, która powstaje w ich wyniku powinna przepływać pomiędzy projektami, a nie zamykać się w poszczególnych zespołach projektowych. „Lekcje” organizacji powinny być wspólnym dobrem, niezależnie od tego, który zespół ich doświadczył.

Tak, jak zarządza się w projekcie zasobami, harmonogramem, ludźmi, tak samo powinno się zarządzać wiedzą projektową.

Zarządzania Wiedzą w projektach to obszar dobrze przetestowany. Istnieją znane i wielokrotnie sprawdzone w praktyce procesy, które mają tu zastosowanie – na przykład Retrospekcja i Peer Assist:

Czytaj dalej

  • 1
  • 2