Wdrożenie

cz.3 Przewodnika pt. Wdrożenie omawia kolejne etapy wdrożenia.


Wdrożenie Zarządzania Wiedzą to proces, który przeprowadza organizację od stanu, w którym nie jest świadoma wartości swojej wiedzy, do stanu, w którym wiedza organizacji jest rutynowo wykorzystywana do poprawy celów biznesowych.

  A     >>> —————————————— >    B

To proces zmiany kultury organizacyjnej, który może trwać rok i więcej, zanim efekty zaczną być widoczne, a może upłynąć kilka lat zanim taka zmiana w organizacji będzie kompletna. Ale warto, bo korzyści biznesowe są niezaprzeczalne. Początek tej drogi,  czyli tu i teraz, to taki system pracy, w którym pracownik myśli:

Czytaj dalej

200x200_ImplemenAby przejść od stanu, w którym organizacja nie jest świadoma wartości swojej wiedzy, do stanu, w którym wiedza jest rutynowo wykorzystywana do poprawy celów biznesowych, trzeba przejść pewną drogę. I choć są różne sposoby, aby to zrobić to najlepszym podejściem wydaje się być wdrożenie oparte na Pilotażu. Składa się z 5 kolejnych etapów:

  1. Assessment i Strategia
  2. Projekt Systemu
  3. Pilotaż
  4. Upowszechnienie
  5. Przekazanie

Czytaj dalej

#GoalPierwszy etap wdrożenia to ustalenie w jakim punkcie jest organizacja i co chce osiągnąć. Najlepiej jest rozpocząć od diagnozy obecnego stanu Zarządzania Wiedzą w organizacji (KM Assessment), a potem określić założenia dla wdrożenia (dokumenty strategiczne Zarządzania Wiedzą).

To pozwoli na zrozumienie zakresu problemu, z którym trzeba się zmierzyć i da odpowiedź na pytania:

» Pokaż więcej ...

  • Jaki jest bieżący stan Zarządzania Wiedzą w organizacji? (Każdy organizacja posiada pewne elementy Zarządzania Wiedzą, bez nazywania ich w taki formalny sposób; bardzo mało organizacji ma kompletny system).
  • Co funkcjonuje? Co nie funkcjonuje?
  • Czy i na ile Zarządzanie Wiedzą jest rzeczywiście potrzebne w tej organizacji?

Pierwszą weryfikację stanu Zarządzania Wiedzą w organizacji można łatwo przeprowadzić samodzielnie korzystając z narzędzia  Self-Assessment. Wyniki pozwolą na pewną ocenę organizacji. Nie są jednak wystarczająco obiektywne, aby służyć jako podstawa do przygotowania strategii i planu wdrożenia. Ocenić rzeczywisty stan organizacji można tylko z zewnątrz.

Kolejnym krokiem jest sporządzenie Strategii Zarządzania Wiedzą. Składa się  z pakietu dokumentów, które  definiują proces i zakres wdrożenia.

  • Zasady strategiczne
  • Wizja
  • Zakres wdrożenia
  • Czynniki biznesowe (Business drivers
  • Propozycja wartości (Value proposition)
  • Obszary wiedzy krytycznej
  • Kluczowi interesariusze i zarządzanie zmianą
  • Propozycja projektu pilotażowego

Strategia może być wypracowana na dwa sposoby:

  • w trakcie warsztatów, 2 lub 3-dniowych, w czasie których zespół Zarządzania Wiedzą i inni kluczowi interesariusze identyfikują kluczowe elementy strategii wdrożenia Zarządzania Wiedzą;
  • poprzez serię wywiadów z kadrą zarządzającą.

Propozycja dokumentów strategicznych musi być następnie prezentowana i dyskutowana z kadrą zarządzającą. Po akceptacji Strategia staje się głównym dokumentem regulującym proces wdrożenia.

» Schowaj tekst ...

200x200_FrameworkWyniki przeprowadzonej diagnozy (KM Assessment)  i Strategia Zarządzania Wiedzą są podstawą do zaprojektowania Systemu (KM Framework).
Obejmuje on następujące elementy:

  • Zestaw ról i odpowiedzialności, wbudowany w struktury organizacyjne.
  • Zestaw procesów wbudowanych w przepływy pracy.
  • Zestaw technologii zintegrowany z technologią organizacji.
  • Zestaw elementów zarządzania, takich jak zasady i mierniki System Zarządzania Wiedzą  i raportowanie, wsparcie i struktura taksonomiczna oparta na wiedzy.

Czytaj dalej

#PilotTestowanie zaprojektowanego w poprzednim etapie systemu Zarządzania Wiedzą powinno być kontynuowane dotąd, aż wszystkie elementy zostaną sprawdzone praktycznie w kontekście konkretnej organizacji. Wtedy nadchodzi czas na projekt pilotażowy, czyli taki projekt, w którym cały system (KM Framework) jest zastosowany do rozwiązania konkretnego problemu biznesowego, w małym obszarze organizacji.

Pilotaż to kluczowy komponent strategii wdrożenia Zarządzania Wiedzą. Jego celem jest dostarczenie mierzalnych dowodów wartości Zarządzania Wiedzą i przygotowanie gruntu pod wdrożenie w całej  organizacji. To także sposób na obniżenie ryzyka. Pilotaż to szansa na to aby:

Czytaj dalej

#RolloutKiedy już pilotaż zakończy się z sukcesem i zaprojektowany uprzednio System Zarządzania Wiedzą (KM Framework) – role, procesy, technologia i Governance, będzie przetestowany w warunkach konkretnej organizacji, wówczas następnym krokiem jest przeskalowanie wdrożenia pilotażowego i upowszechnienie go w całej organizacji, w tych jej częściach, które nie były dotychczas objęte wdrożeniem

To bardzo aktywny czas szkoleń, coachingu i uruchamiania Communities of Practice (Sieci Praktyków). Na tym etapie prawie wszyscy pracownicy wiedzy w całej organizacji powinni zostać objęci szkoleniami lub warsztatami Zarządzania Wiedzą.

Czytaj dalej

#Keys

Kiedy już skalowanie i upowszechnianie Systemu Zarządzania Wiedzą (KM Framework) zostanie zakończone, zespół wdrożeniowy zamyka swoja pracę i przekazuje Zarządzanie Wiedzą w ręce ludzi w organizacji. To już koniec programu wdrożenia.

W tym momencie Zarządzanie Wiedzą powinno być mocno włączone w strukturę organizacyjną, procesy i procedury oraz strukturę zarządzania organizacji. Zmieniła się kultura organizacyjna i nowy system pracy stał się normą.

Czytaj dalej

#DropsTypowe bariery, które trzeba pokonać w trakcie wdrożenia są na przykład takie:

  • Nie wymyślone tutaj (co innymi słowy oznacza, że bardziej ufam swojej wiedzy, niż wiedzy innych)
  • Nie mam czasu (co oznacza, że Zarządzanie Wiedzą ma u mnie niski priorytet)
  • Nie lubię pytać (bo jeszcze ktoś pomyśli, że nie umiem)

Wdrożenie  Zarządzania Wiedzą dotyczy ludzi, a tam gdzie są ludzie zaangażowani, nic nie jest proste. To dlatego wdrożenie wymaga czasu.
Krok po kroku, kropla po kropli.

  • 1
  • 2